Om informatie op een beveiligde manier te versturen, moeten er drie dingen gebeuren:

1. Uw voorziening dient te beschikken over een eHealth-certificaat. Dit is een digitaal paspoort voor een natuurlijke persoon, rechtspersoon of feitelijk vereniging.
2. Er moet een extra stuk software geïnstalleerd worden om te kunnen communiceren met andere zorgpartners (zoals Apotheek) via het eHealth-platform.
3. Upgraden naar de laatste versie van het medicatiepakket (MSVB) en het woon-zorgdossier (WZD).

=> Het is tevens van belang dat de software van uw apotheek up-to-date is en Therapylink via HomeLink2 kan verwerken.

1. eHealth-certificaat aanvragen

Vooraleer u van start gaat: wat hebt u minimaal nodig:

• Mozilla Firefox of Internet Explorer
• Een recente Java runtime (JRE, versie 1.6 of hoger). klik hier om te testen: http://java.com/en/download/installed.jsp
• Een algemeen (organisatie) en een persoonlijk e-mailadres
• Een eID kaartlezer
• Uw eID kaart én uw pincode van deze kaart. Meer info: http://eid.belgium.be/nl/
• eID software om uw kaartgegevens uit te lezen. http://eid.belgium.be/nl/je_eid_gebruiken/de_eid-middleware_installeren/
• Voer eventueel een test uit: http://test.eid.belgium.be/

Wat moet u doen/wie kan het eHealth-certificaat aanvragen:

1. Een ‘Verantwoordelijke Toegang Entiteit’ = VTE aanwijzen
2. Deze moet op zijn/haar beurt een ‘Lokale Beheerder’ = LB aanwijzen
3. Het is deze ‘Lokale Beheerder’ die het certificaat kan aanvragen

A. Aanwijzing VTE (Verantwoordelijke Toegang Entiteit)

Algemeen:

• Dit moet een officiële bestuurder zijn (verschenen in het Staatsblad).
• Deze kan evenwel een volmacht geven
• Groeperingen dienen deze stap te herhalen per RIZIV-nummer voor elk WZC en/of CDV. (dus zeker niet het KBO-nummer)
• Gebruik volgende link om van start te gaan: https://www.csam.be/app016/autocel/frontend/actions/Entrer.do?lang=nl&source=30

Procedure:

• Vul als type ‘Rusthuis’ in en vul de eerste 8 karakters in van het RIZIV-nummer van de instelling.
• Klik op “Volgende” en controleer de gegevens.
• Klik nogmaals op “Volgende”:
  • Als de instelling reeds een VTE heeft, dan wordt dit hier vermeld en mag men onmiddellijk naar stap B.
  • Als de instelling nog geen VTE heeft, moet dit verder aangevuld worden door de bestuurder. Volg hiervoor de handleiding stap-voor-stap-zorginstelling op van pagina 3 tot 8.
• Op het einde van dit deel wordt u gevraagd een document te ondertekenen en te versturen. Na ontvangst zal de overheid u binnen de 5 werkdagen per post een voorlopig wachtwoord en gebruikersnaam opsturen. U kan de procedure pas verder afwerken als u de documenten hebt ontvangen.
• Na ontvangst van de documenten volgt u de handleiding van pagina 9 tot 12 en gaat u verder met stappen B en C.

B. Aanwijzing LB (Lokale Beheerder)

Algemeen:

• De VTE duidt de LB aan.
• Best is hiervoor de directeur of de dagelijkse verantwoordelijke te nemen. De VTE kan echter ook zelf LB zijn.
• In alle gevallen dient dezelfde procedure doorgenomen te worden.

Procedure:

• Volg hiervoor de handleiding stap-voor-stap-zorginstelling van pagina 13 tot 21. Vanaf pagina 22 is de procedure niet meer van toepassing voor het WZC.

C. Aanvraag eHealth-certificaat door de Lokale Beheerder

Algemeen:

• De LB (Lokale Beheerder) vraagt voor elk WZC (ROB/RVT/CDV) een certificaat aan.
• Dit certificaat is een bestand dat zal gebruikt worden om de toegang tot de eHealtBox-module te verkrijgen en de koppeling met uw Care Solutions software op te bouwen.

Procedure:

• Start de toepassing op: http://www.ehealth.fgov.be/JWS/ETEE/etee-requestor_nl.jnlp.
• Volg de handleiding op: www.ehealth.fgov.be/procedure_aanvraag_ehealth-certificaat
  • Let op bij stap 2.1.6 op p.8: het is belangrijk dat u “Ik wens zelf een toepassings-ID te bepalen” en “Ik wens een certificaat voor specifiek gebruik” niet aanvinkt.
• Bij afronding van de procedure, ontvangt u het certificaat. Dit heeft een extensie p12.
• Bewaar dit certificaat zorgvuldig, u heeft dit nodig op het moment dat wij de configuratie zullen doen van uw eHealthBox.

Aandachtspunten:

• De aanvraag van een eHealth-certificaat bij de overheid kan 10 dagen kan duren.
• Mogelijk zijn een aantal stappen uit de procedure hierboven voor u al in orde, u zal bij het doorlopen van de procedure een melding krijgen als dit het geval is.
• Als u uw eigen gekozen paswoord vergeten bent, kan u best contact opnemen met het eHealth-platform van de overheid op het nummer 02/788.51.55.
• Indien er meerdere woonzorgcentra of dagverzorgingscentra zijn, dan moet u per WZC en DVC met een RIZIV-nummer een apart eHealth-certificaat aanvragen op basis van het RIZIV-nummer.
• Het eHealth-certificaat voor subsidiëring voor kortverblijf, kwaliteitsindicatoren en subsidiering animatiedossier dat u eventueel heeft, kan niet gebruikt worden voor de eHealthBox-module.
• Een eHealth-certificaat op instellingsniveau is een p12-bestand met in de naam NIHII-RETIREMENT en het RIZIV-nummer. (Bijvoorbeeld NIHII-RETIREMENT=71234567 20141112-130044.p12 waarbij 71234567 het RIZIV-nummer is). Een certificaat dat begint met CBE is geen juist certificaat. (Bijvoorbeeld CBE=1234567890 20150223-143055.p12).

2. Installatie eHealthBox-module

Care Solutions heeft besloten deze installatie uit te besteden aan een externe, onafhankelijke partij die ruime ervaring heeft met dergelijke installaties. Deze firma, praktijkcoach genaamd, zal samen met u de twee laatste stappen (B & C) uit de bovenstaande procedure ook uitvoeren/verifiëren. Het is dus van belang dat u bij de contactname al in orde bent met de algemene voorwaarden (technisch) én dat stap A hierboven in orde is.

3. Upgrade naar laatste versie MSVB en WZD

Om ervoor te zorgen dat de verbinding optimaal werkt, is het belangrijk dat u de laatste versie van MSVB en WZD geïnstalleerd hebt. Bij het merendeel van de klanten verloopt dit automatisch via de AutoUpdater. Indien dit bij u niet het geval is, kan u de laatste versie hier: https://www.caresolutions.be/klantenzone/software-releases/ zelf downloaden.