Care Solutions opent bij elke oproep (ook via teamviewer) onmiddellijk een case via haar servicetool (opvolgsysteem) en start interne supportprocedures op.  Dit betekent onder meer:

• De klant krijgt onmiddellijk een casenummer toegewezen, dit wordt ook meegedeeld;
• De oproep, fax en/of mail wordt in de gevallen waar de eerstelijnshulp geen oplossing biedt, onmiddellijk naar de juiste persoon doorgestuurd.  Op die manier garandeert Care Solutions dat de service, afhankelijk van het probleem, door de juiste bekwame mensen wordt behandeld;
• De Support Analyst heeft in de servicetool commentaren toegevoegd, zodat iedere betrokkene weet waarover het gaat, wie de klant is etc;
• Hij deelt ook altijd de volgende stappen mee.

Care Solutions deelt de oproep in volgens categorieën, zodat een nog efficiëntere opvolging mogelijk wordt.

Op eenvoudig verzoek kan de klant een overzicht van de gelogde oproepen bekomen. Mid 2011 wordt ook voorzien dat de klant via een portaalsite aan deze gegevens kan en zo ondermeer ook programmatieplanning kan volgen.

Tot slot wordt aan de oproep/referentie een prioriteit meegegeven, welke in overleg tussen Care Solutions en de klant wordt besproken.